Kuinka Microsoft Dynamics 365 Business Central -alusta auttaa saavuttamaan kilpailuedun? Esittelemme tarkemmin palveluyrityksen haasteita ja sitä, kuinka hyvä ohjelmisto auttaa selviytymään niistä.
Ostaa vaiko tehdä itse? Yhä useammat yritykset ovat päättäneet keskittyä päätoimintaansa ja ulkoistaa ydinalansa tukipalvelut. Erilaisia palveluita tarjoavien yritysten rooli on siksi yhä tärkeämpi. Pysyäkseen kilpailukykyisenä kasvavilla palvelumarkkinoilla palveluyrityksen tulee olla tehokas ja nopea, mutta laatu ei saa kärsiä. Ihmisillä sekä heidän tiedoillaan ja taidoillaan, mutta myös teknologialla ja automaatiolla niin toimialakohtaisten työkalujen muodossa kuin ohjelmistoratkaisuinakin on varmasti tärkeä rooli hyvän palvelun tarjoamisessa.
MIKÄ ON OHJELMISTOLLISESTI TÄRKEÄÄ TUKIPALVELUJA TARJOAVALLE YRITYKSELLE?
Säilytetyt asiakkaat – kaiken liiketoiminnan perusta
Kuten monella muullakin alalla: tunne asiakkaasi! Edes osaavin myyjä ei pysty pitämään mielessään tai kansiossaan kaikkia yksityiskohtia mahdollisista uusista asiakkaista ja tulevista kohteista sekä projekteista (eikä kukaan haluaisikaan tehdä sitä). Tämä työ onkin parempi delegoida ohjelmistolle asiakastietojen tallentamisesta myyntimahdollisuuksien, -tarjousten ja -budjettien hallintaan, kuten myös ensimmäisen yhteydenoton tai myyntisuunnitelman sekä sopimuksen solmimisen väliin jäävä myyntiprosessi vaiheineen ja tehtävineen. Tiedot asiakkaista, projekteista ja kohteista on pidettävä nopeasti löydettävissä, suunnitellut toiminnot selkeinä ja ymmärrettävinä sekä myyntitiimin helposti seurattavissa.
Ennakoiva sopimushallinta joustavalla hinnoittelulla
Kun asiakkaan kanssa on päästy sopimukseen (yleensä määräajaksi, tietyistä palveluista ja laitteista sopimushinnoin), ohjelmisto jättää asiakasvastaavalle aikaa asiakassuhteiden hoitamiseen. Vastaavan ei tarvitse säännöllisesti tarkistaa, onko sopimus umpeutumassa (tai mikä pahempaa, hänen ei tarvitse kuulla siitä asiakkaalta). Asiakasvastaava saa ajoissa ja halutussa muodossa joko kirjeenä, viestinä tai raporttina ilmoituksen sopimuskauden päättymisestä, jotta voidaan solmia sopimukset seuraavalle kaudelle.
Joustava ja reaaliaikainen kohteiden hallinta
Kun sopimukset on allekirjoitettu, ei voi jäädä lepäämään laakereilleen – päinvastoin, asiakkaan silmissä työ on vasta alussa. Kohteen palvelun on oltava nopeaa sekä laadukasta ja sisällettävä mahdollisimman vähän yllätyksiä. Miten tämä varmistetaan? On ehdottoman tärkeää, että työn tekijällä on tarkka yleiskuva sovituista töistä. Tiimin on tiedettävä minä päivinä, missä kohteessa ja mitä töitä tehdään, ja mitä materiaaleja sitä varten on tilattava ajoissa tai otettava mukaan varastosta. Jos materiaaleja ei ole varastossa, ohjelmisto osaa suositella niiden tilaamista ajoissa suunniteltujen töiden perusteella.
Tiedon työmääräyksestä on kuljettava nopeasti työn suorittajalle, mikä on onneksi kätevää nykyaikaisen mobiiliteknologian ansiosta. Siihen, että illalla painettu työmääräys olisi aamulla vielä voimassa, ei voi luottaa. Esimerkkinä siivouspalveluista: olisi äärimmäisen epämukavaa, jos toimiston lattian kahvitahra jäisi siivoamatta, koska tieto siitä saadaan vasta seuraavan päivän työmääräyksessä. Asiakkaiden nopeampaa palvelemista varten töitä ja asiakasviestintää on hyvä seurata operatiivisesti älypuhelimella.
Sama koskee tiedon saamista toimistoon siitä, kuinka paljon aikaa ja materiaaleja jonkin työn tekemiseen kului. Tässä ehkä edes nopeus ei ole niin tärkeää, vaan pikemminkin päällekkäisen työn välttäminen: tieto syntyy kohteessa, se ilmoitetaan välittömästi sähköisesti ja siirtyy ohjelmistoratkaisuihin yhteenvetoja, analyysejä ja palkanlaskentaa varten – tietojen syöttäminen on kertaluonteista.
Nopea ja asianmukainen jaksoittainen verkkolaskutus
Töiden suorittamisen jälkeen seuraava (jaksoittainen) vaihe on laskutusprosessi, jonka tulee toimia virheettömästi ja mahdollisimman vähäisellä käyttäjän väliintulolla huomioiden samalla suuren asiakasmäärän ja heidän sopimuspalveluihinsa lisättävät erikoisuudet. Vähemmän virheitä ajoissa vastaanotetussa laskussa lisää varmasti luottamusta palveluntarjoajaan. Verkkolaskutuksen odottaminen on luultavasti jo niin yleistä, ettei sitä tarvitse edes mainita.
Mikään työ ei tapahdu itsestään – sen tekevät motivoituneet työntekijät
Tekniikka on epäilemättä kiinnostavaa ja tärkeää, ja erilaiset koneet, laitteet ja robotit tekevät tiettyjä töitä yhä enemmän myös palvelualalla. Mutta myöskään ne eivät toimi itsestään. Ihmisiä tarvitaan aina, myös tulevaisuudessa, joten heidän ja motivaation säilyttäminen on ehdottomasti avainasemassa työmarkkinoilla.
Yksi kohdehallinta-alan (olipa kyseessä siivous, jätehuolto, turvallisuuspalvelut tms.) erityispiirteistä on henkilöstölle epäilemättä päänsärkyä aiheuttava korkea työvoiman vaihtuvuus, joka on ilmeisesti väistämätöntä, mutta jota voidaan vähentää. Oikeilla työkaluilla voidaan keskittyä tiedonhallinnan sijaan oikeasti työntekijöihin – rekrytointiin, koulutukseen ja kehittämiseen. Ohjelmisto voi suorittaa palkanlaskennan, lomien ja poissaolojen hallinnan, työvuorolistojen laatimisen sekä kommunikoinnin valtion kanssa.
Analytiikka
Viimeisenä muttei vähäisimpänä – johdon raportointi päätöksentekoa varten. Ennen puhuttiin asianmukaisesta ja perusteellisesta tiedon tallentamisesta. Tiedonsyöttö ei kuitenkaan ole sinällään arvo, vaan kilpailuetu saadaan juuri kerätyn yksityiskohtaisen tiedon analysoinnista ja asianmukaisista sekä ajoissa tehdyistä päätöksistä. Nykyään johtajan työpöytä ei ole enää valittujen etuoikeus, vaan kaikille yrityksille helposti saatavilla oleva työväline.
